▷ Kontrolle • Definition, Beispiele und Zusammenfassung (2023)

Definition: Kontrolle

Kontrollebedeutet interne Kontrolle des Unternehmens. Es ist ein wichtiger Bestandteil der internen Kostenkalkulation. Mitarbeiter, die in einem Unternehmen die Kontrolle ausüben, werden Controller genannt. Mithilfe verschiedener Steuerungsinstrumente entwickeln sie einen Aufgabenzyklus, der aus folgenden Elementen besteht:

• Planung
• Bereitstellung von Informationen
• Analyse und Kontrolle
• Richtung

Der Controller muss bei seiner Arbeit berücksichtigen, dass es keine einheitliche Lösung für die unternehmensinterne Kontrolle gibt. Jedes Unternehmen hat die Aufgabe, ein eigenes Steuerungskonzept zu entwickeln und den gesamten Datenstrom zu interpretieren. Dazu nutzt er die fünf Bedienelemente. Auf Basis der ausgewerteten Informationen kann das Management wichtige Entscheidungen treffen.

Welche Ziele werden mit Kontrolle verfolgt?

Das ultimative Ziel eines Unternehmens ist der maximale Gewinn. Um dieses Geschäftsziel zu erreichen, definiert das Unternehmen einige Teilziele. Denken Sie beispielsweise an die Entwicklung neuer Produkte oder an Kosteneinsparungen im Personalbereich. Andere Unternehmen bevorzugen eine optimale Nutzung ihrer Ressourcen oder legen Wert auf einen wirtschaftlichen Produktionsprozess.

Durch Schwachstellenanalyse, Soll-Ist-Abweichung und weitere Steuerungsinstrumente liefert die Steuerung Konzepte, die dem Einzelnen helfenGeschäftszieleidentifiziert und Lösungen entwickelt. Insbesondere müssen folgende Ziele erreicht werden:

Bereitstellung von Informationen

Der Controller sammelt alle Unternehmensdaten und verarbeitet sie zu aussagekräftigen Bewertungen. Informationen werden vom Management genutzt, um Entscheidungen zu treffen.

Koordination der einzelnen Einträge

Einzelne Teilziele konkurrieren oft miteinander. Muss beispielsweise eine defekte Maschine durch eine in Produktion befindliche Maschine ersetzt werden, verteidigt die Finanzabteilung aus Kostengründen die günstigste mögliche Variante. Aufgabe des Verantwortlichen ist es, die Interessen der einzelnen Abteilungen mit denen des Hauptzwecks des Unternehmens abzuwägen: demGewinnen– eine optimale Lösung zu finden.

optimierter Prozess

Um die Rentabilität sicherzustellen, müssen alle internen Geschäftsprozesse effizient koordiniert werden. Sind die Ineffizienzen zu hoch, müssen diese vom Controller ermittelt und analysiert werden.

Ressourcenzuweisung

In einem Unternehmen mit mehreren Standorten sind die verfügbaren Ressourcen unterschiedlich verteilt. Wenn das Management einen neuen Auftrag annimmt, prüft der Controller die Auslastung jedes Händlers und entscheidet in Absprache mit seinem Vorgesetzten, welche Händler den Auftrag erfüllen sollen.

Finanzielle Kontrolle

Der Controller überwacht die interne Kostenverwaltung. Durch die Analyse der Kostenstellen trägt die interne Unternehmenssteuerung dazu bei, die Betriebskosten zu kontrollieren und die betriebliche Liquidität sicherzustellen.

Durchsetzung der Compliance

Ein Unternehmen kann Governance nutzen, um effektive Compliance zu erreichenKontrolleSystem entwickeln. Geschäftsprozesse werden lückenlos dokumentiert und auf Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen überprüft. Bei Compliance-Verstößen informiert der Verantwortliche die Geschäftsleitung unverzüglich, um eine strafrechtliche Verfolgung zu vermeiden.

Strategische und operative Kontrolle

Die unternehmensinterne Kontrolle gliedert sich in zwei Bereiche:

• strategische Steuerung
• Betriebskontrolle

Die strategische Kontrolle

Im strategischen Controlling entwickelt der Controller Maßnahmen zur langfristigen Planung und Steuerung. Alle Geschäftsprozesse sind auf Märkte, Zielgruppen und Geschäftsmodelle zugeschnitten. Im Vordergrund steht die Sicherung der langfristigen Profitabilität des Unternehmens. Die Aufgabe des Controllers besteht darin, ein System zu entwickeln, das die notwendigen Informationen für die langfristige Planung des Unternehmens bereitstellt. Zur Verarbeitung der Informationen nutzt der Verantwortliche die vom strategischen Management zur Verfügung gestellten Instrumente. Er erkennt Stärken und Schwächen; Chancen gegen Risiken abwägen.

Neben der strategischen Planung gibt es auch die strategische Kontrolle. Auf diese Weise prüft der Controller, ob die gewünschten Ziele erreicht wurden. Im strategischen Controlling wird der Controller vor allem durch folgende Instrumente unterstützt:

• Analyse von Stärken und Schwächen
• SWOT-Analyse
• Wettbewerbsanalyse
• Kostenziel
• Benchmarking
• Zes Sigma

Operative Kontrolle

Der Fokus der operativen Steuerung liegt auf der kurz- und mittelfristigen Analyse des Unternehmens. In der Betriebssteuerung werden aktuelle Zahlen mit Zahlen aus der Vergangenheit verglichen. Der Fokus der Analyse liegt auf einzelnen Quartalsergebnissen oder der Ermittlung von Deckungsbeiträgen. Die Kontrollinstrumente, die ein Verantwortlicher bei der operativen Steuerung des Unternehmens einsetzt, sind beispielsweise:

• Deckungsbeitragsrechnung
• Budget
• Geldflussrechnung
• ABC-Analyse
• Break-Even-Analyse

de controlecyclus

Der Controllership-Zyklus beschreibt die Aufgaben und Funktionen, die Controllership in einem Unternehmen erfüllt. Zu den Kernaufgaben der unternehmensinternen Kontrolle gehören folgende Bereiche:

die Planung

Jeder Steuerungszyklus beginnt mit der Definition der Planungsaufgaben. Die Steuerung ermittelt anhand von Sollvorgaben den Ist-Zustand. Bei Abweichungen schlägt er Lösungsmöglichkeiten vor, damit das Unternehmen die gewünschten Projekte planmäßig durchführen kann. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf Rationalisierungsaufgaben. Rationalisierung bedeutet für den Controller, dass er die einzelnen Geschäftsprozesse analysieren und ggf. analysieren muss.

die Umsetzung

In der Umsetzungsphase spielen Informationsaufgaben und Koordinationsaufgaben eine entscheidende Rolle. Die meisten Mitarbeiter arbeiten selbstständig. Sie sind jedoch auf Informationen aus dem Controlling angewiesen. Der Projektleiter steht in Kontakt mit dem Controller. Es setzt die Vorgaben um, die es vom Controller erhält.

Kontrolle und Analyse von Abweichungen

In den meisten internen Prozessen kommt es zu Abweichungen zwischen Sollvorgaben und der Ist-Situation. Der Controller übernimmt Steuerungsaufgaben und Abweichungsanalysen. Insbesondere muss er prüfen, inwieweit die aktuelle Situation von den geplanten Terminen abweicht.

Richtung

Im letzten Teil des Regelkreises geht es um Regelungsaufgaben. Insbesondere bei Abweichungen zwischen den Plandaten und dem Ist-Zustand muss der Verantwortliche Gegenmaßnahmen entwickeln. Ziel ist es, das Projekt wieder in die durch die Termindaten vorgegebene Richtung zu steuern.

Welche Typen unterscheidet die Steuerung?

Im Rahmen der unternehmensinternen Kontrolle lassen sich folgende Kontrollarten unterscheiden:

• persönliche Kontrolle
• Kaufkontrolle
• Verkaufskontrolle
• Logistikkontrolle
• Produktionskontrolle
• Finanzielle Kontrolle
• IT-Controllerschaft
• Qualitätskontrolle
• Umweltmanagement

persönliche Kontrolle

Bei der Personalsteuerung steuert der Controller über Indizes alle Prozesse, die der Steuerung der Personalabteilung eines Unternehmens dienen. Im Mittelpunkt der Analyse stehen beispielsweise Fragen wie wie viele Mitarbeiter ein Unternehmen hat, wie effizient diese arbeiten und wie viel sie das Unternehmen kosten. Die Personalsteuerung gliedert sich in drei Hauptbereiche.

Im operativen Management bestimmt die Controlling-Abteilung kurz- und mittelfristig die Personalplanung. Die Maßnahmen sollen den Geschäftsbetrieb unterstützen. Dabei wird dieverachtenund der Nutzen der getroffenen Maßnahmen wird untersucht.

Strategisches Workforce Management ist auf eine langfristige Personalplanung ausgelegt.

Der Personalmengencontroller nutzt die messbaren Daten aus dem Personalbereich für die spätere Verwendung.

Kaufkontrolle

Die Controlling-Abteilung unterstützt mit der Einkaufssteuerung die Einkaufspolitik des Unternehmens. Der Fokus liegt auf den Kosten, die für Material und Güter aufgewendet werden müssen. Um Produktionsprozesse möglichst wirtschaftlich zu gestalten, dürfen die für den Produktionsprozess benötigten Güter nicht zu teuer sein. Die Versorgungssteuerung betrachtet alle Prozesse, die zur Versorgung des Unternehmens mit den relevanten Rohstoffen erforderlich sind.

Im Idealfall sorgt das Beschaffungsmanagement für eine enge Abstimmung zwischen dem eigenen Unternehmen und den Lieferanten. Zur Erfüllung seiner Aufgaben setzt ein Controller in der Einkaufssteuerung insbesondere folgende Steuerungsinstrumente ein:

• Kostenzuordnung nach Tätigkeiten
• Benchmarking
• ABC-Analyse

Verkaufskontrolle

Die Vertriebssteuerung wird in der Vertriebsabteilung eines Unternehmens eingesetzt. Wenn Kunden nichts von einem neuen Produkt wissen, können sie es nicht kaufen. Dies zu verhindern, ist Aufgabe des Vertriebs. Hier, wie auch in allen anderen Unternehmensbereichen, ist es wichtig, eine Strategie zu entwickeln, die es ermöglicht, den Vertrieb bei Bedarf zu lenken und zu verbessern. Hier kommt die Vertriebssteuerung ins Spiel. Die interne Vertriebskontrolle stellt fest, ob Vertriebsmaßnahmen erfolgreich waren oder nicht.

Die Vertriebssteuerung dient jedoch nicht nur der Optimierung von Prozessen zur Förderung des Produktabsatzes. Durch die Bereitstellung von Informationen und die Auswertung von Daten unterstützt der Controller auch die zentrale Steuerung.

Logistikkontrolle

In der Logistikabteilung organisiert das Unternehmen den Transport der Waren zu oder von anderen Geschäftspartnern. Die Logistiksteuerung definiert Maßnahmen, die die Aufgaben der Logistikabteilung effektiver gestalten. Mit dem Logistikmanagement müssen unter anderem folgende Ziele erreicht werden:

• zuverlässige Lieferung
• eine Kostenminimierung
• eine optimal geregelte Auslastung
• Minimierung der Risiken, die im Akquisitionsprozess entstehen können

Um die Ziele zu erreichen, nutzt die Logistiksteuerung Lagerkennzahlen, die darauf abzielen, die Wirtschaftlichkeit der Lagerverwaltung sicherzustellen. Mithilfe der Lagerumschlagshäufigkeit ermittelt der Controller beispielsweise, wie oft ein Produkt vollständig aus dem Lagerbestand entnommen und durch eine neue Lieferung ersetzt wurde. Weitere wichtige Kennzahlen sind Speicherdauer und Speicherintervall.

Finanzielle Kontrolle

Das Hauptziel der Finanzkontrolle besteht darin, die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen. Darüber hinaus muss ein Controller die finanziellen Auswirkungen aller Geschäftsaktivitäten überwachen. Ihre Koordination muss sicherstellen, dass das Unternehmen möglichst wirtschaftlich arbeitet und Zahlungsverpflichtungen jederzeit nachkommen können. Zur Erfüllung der Aufgaben erstellt der Finanzcontroller einen mittelfristigen Finanzplan. Der Controller ist dafür verantwortlich, dass die Finanzpläne eingehalten werdenInvestitionenkönnen ohne große Liquiditätsengpässe getätigt werden. Darüber hinaus führt der Controller eine Risikoanalyse im Bereich Finanzierung und Finanzberichterstattung an die Unternehmensleitung durch. Die wichtigsten Instrumente der Finanzsteuerung sind Bilanzkennzahlen und Rentabilitätskennzahlen. Anhand der Kapitalrendite ermittelt ein Controller beispielsweise, wie gut das Unternehmen sein verfügbares Kapital eingesetzt hat.

IT-Controllerschaft

IT-Governance befasst sich mit der IT-Organisation eines Unternehmens. Die Aufgaben des IT-Controllers gehen über die reine Analyse von IT-Kosten und -Leistungen hinaus. Es erfordert die Kontrolle und Koordination der gesamten in einem Unternehmen eingesetzten IT. Er analysiert die IT-Kosten anhand eines monatlichen Soll-Ist-Vergleichs. Der IT-Controller verteilt die Kosten nach Ursachen und legt das Budget fest, das für die IT ausgegeben werden kann.

Qualitätskontrolle

Die Qualitätskontrolle umfasst alle Maßnahmen zur Koordinierung qualitätsrelevanter Aktivitäten. In diesem Bereich stellt der Controller sicher, dass wirtschaftliche Aspekte im Qualitätsmanagement nicht außer Acht gelassen werden. Im Rahmen des Qualitätsmanagements müssen Effektivität und Effizienz kontinuierlich gesteigert werden. Im Fokus stehen dabei die Anforderungen, die Kunden an das Produkt stellen. Die Strategien und Maßnahmen, die der Qualitätssicherung dienen, werden vom Qualitätsverantwortlichen ständig überwacht und bei Bedarf angepasst.

Umweltmanagement

Die Bereiche, die die Steuerung und Koordination betrieblicher Umweltaktivitäten betreffen, sind im Umweltcontrolling (auch Ökocontrolling genannt) verankert. Zu den Maßnahmen gehört die Identifizierung und Überwachung von Umweltauswirkungen, die durch Geschäftsaktivitäten verursacht werden. Ziel der Umweltkontrolle ist es, das Umweltbewusstsein der Unternehmensleitung zu steigern. Handlungsempfehlungen zum Schutz der Umwelt müssen zur Erreichung der Unternehmensziele befolgt werden.

Welche Indizes unterstützen die Prüfung?

Die Schlüsselfiguren, die die Steuerung eines Unternehmens unterstützen, sind sehr vielfältig. Nachfolgend werden einige wichtige Kennzahlen näher erläutert:

Bestandsliste

Anhand der Eigenkapitalquote bewertet das Controlling das Verhältnis zwischen denKapital sozialund das gesamte Betriebskapital. Zum Eigenkapital zählen alle finanziellen Mittel, die der Unternehmer zur Verfügung stelltFinanzierungausgegeben. Das gesamte Eigenkapital entspricht der Bilanzsumme. Die Eigenkapitalquote wird nach folgender Formel ermittelt:

Eigenkapitalquote = Eigenkapital / Bilanzsumme x 100 %

Verkaufsergebnisse

Die Umsatzrendite stellt den realisierten Umsatz im Verhältnis zum erwirtschafteten Jahresüberschuss dar. Mit dem Ergebnis erhält die Verantwortliche Auskunft darüber, wie effizient die Arbeit des Unternehmens ist und welche Anpassungen sie bei einem negativen Ergebnis vornehmen muss. Die Ermittlung der Umsatzrendite basiert auf folgender Berechnung:

Umsatzrendite = Gewinn / Umsatz

Je nachdem, ob sich der Umsatz auf den Jahresgewinn vor oder nach Steuern bezieht, wird anstelle des Gewinns EBT oder EBIT verwendet.

Kapitalrendite

Jedes Unternehmen tätigt Investitionen, die sich innerhalb kürzester Zeit amortisieren müssen. Ob sich eine Investition gelohnt hat, ermittelt der Controller anhand der Return-on-Investment-Quote. Der ROI ist ein Prozentsatz des Verhältnisses des investierten Kapitals zum Gewinn. Der ROI ist ein Maß für die betriebliche Leistung eines Unternehmens. Es wird wie folgt ermittelt:

Kapitalrendite = Umsatzrendite x Kapitalumsatz

Kapitalveränderung

Der Kapitalumschlag lässt sich ermitteln, indem das Controlling den Nettoumsatz durch das Gesamtkapital dividiert.

Beim Cashflow überwacht der Controller eines Unternehmens den gesamten Cashflow einer bestimmten Periode. Durch die Gegenüberstellung aller Einnahmen und Ausgaben erhalten die Verantwortlichen im Controlling einen Überblick darüber, wie profitabel oder unrentabel das Unternehmen ist. Überwiegt der Gewinn, ist das Unternehmen liquide. Bei höheren Kosten muss das Controlling Maßnahmen ergreifen, die zu einem positiven Cashflow führen. Berechnungsgrundsätze können in der Gewinn- und Verlustrechnung nachgelesen werden.

Abschreibungssatz

Die abschreibungsfähigen Sachanlagen eines Unternehmens werden vom Buchhalter des Unternehmens zu fortgeführten Anschaffungskosten bewertet. Dies bedeutet, dass die historischen Anschaffungskosten (Kaufpreis) um eine jährliche Abschreibung zu reduzieren sind. Der Abschreibungssatz informiert den Controller des Unternehmens über das Verhältnis zwischen der gebuchten Abschreibung und dem Buchwert des Anlagevermögens. Der Unternehmensindex wird nach folgender Formel ermittelt:

Abschreibungssatz = Abschreibung / BuchwertHauptstadt binx 100 %

Kontrollinstrumente (ausgewählte Beispiele)

Ein funktionales Steuerungskonzept nutzt Steuerungsinstrumente. Für die verschiedenen Unternehmensbereiche wurden verschiedene Steuerungsinstrumente entwickelt. Nachfolgend werden einige wichtige Steuerungsinstrumente näher erläutert:

Break-Even-Analyse

Der Break-Even-Punkt ist der Punkt, an dem die Einnahmen aus dem Verkauf eines Produkts die fixen und variablen Kosten seiner Herstellung decken. Liegt der Verkaufspreis über der Gewinnschwelle, erwirtschaftet das Unternehmen einen Gewinn. Wenn der Umsatz nicht die Gewinnschwelle erreicht, wird das Unternehmen einen Verlust machen. Bei einer Break-Even-Analyse ermittelt die Steuerung, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um einen Gewinn zu erzielen. Der Controlling-Bereich analysiert die Faktoren, die das Erreichen des Break-Even bestimmen. Neben Preis und Umsatzmenge gibt es fixe und variable Kosten.

Deckungsbeitragsrechnung

Die Deckungsbeitragsrechnung unterstützt die Kontrolle bei der Berechnung der Verkaufspreise. Im Rahmen der einfachen Deckungsbeitragsrechnung zieht das Unternehmen die variablen Kosten vom Umsatz ab. Liegt ein positiver Deckungsbeitrag vor, wird dieser zur Deckung der Fixkosten des Unternehmens verwendet. Bei der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung werden Deckungsbeiträge für mehrere Produkte ermittelt. Neben den Fixkosten des Unternehmens analysiert die Controllerschaft auch die Fixkosten des Produkts. Die Anzahl der positiven Deckungsbeiträge bestimmt den Betrag, mit dem alle Fixkosten gedeckt werden können. Übrig bleibt das Betriebsergebnis, der Controller nutzt die Informationen aus der Deckungsbeitragsberechnung, um es möglichst positiv zu gestalten.

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse trägt dazu bei, dass das Controlling die Stärken und Schwächen des Unternehmens erkennt. Darüber hinaus müssen mit Hilfe dieses Steuerungsinstruments Chancen und Risiken (beispielsweise im Bereich Kapitalanlagen) voneinander abgegrenzt werden. Die SWOT-Analyse basiert nicht nur auf den unternehmensinternen Prozessen. Ebenso wichtig sind die Faktoren, die sich aus dem unmittelbaren Umfeld des Unternehmens ergeben. Interne Faktoren sind beispielsweise die Größe der Belegschaft, die Kenntnisse und Fähigkeiten sowie das technische Know-how. Die Abhängigkeit von Geschäftspartnern und Investoren wird von Controllership kritisch gesehen. Ein weiterer Bereich der unternehmensinternen Analyse betrifft den Zustand der IT-Systeme und -OrganisationLogistik.

Nach außen ist der Controller daran interessiert, sich einen Überblick über die Entwicklung des eigenen Unternehmensmarktes und der Konkurrenz zu verschaffen. Gesetzesänderungen sind für die Erwachsenenkontrolle ebenso wichtig wie die neuen Trends, die sich in der Gesellschaft durchsetzen. Der Schwerpunkt der Controlling-Abteilung liegt auf der Erschließung neuer Zielgruppen und der Entwicklung geeigneter Maßnahmen, um dem Nachfragerückgang entgegenzuwirken.

Soll-Ist-Vergleich

Ein wichtiges Kontrollmittel ist der Soll-Ist-Vergleich. Jedes Unternehmen erstellt Planungsdaten, die Aufschluss darüber geben, wie das Unternehmen geführt wird und wo es in Zukunft stehen wird. Da sich die vorgegebenen Daten nicht immer 1:1 umsetzen lassen, ist es wichtig, den Ist-Zustand mit den Soll-Vorgaben zu vergleichen. Diese Aufgabe obliegt dem Controlling eines Unternehmens. Werden durch die interne Kontrolle erhebliche Abweichungen festgestellt, sind entsprechende Gegenmaßnahmen zu entwickeln.

Portfolioanalyse

Die Portfolioanalyse ist wichtig, wenn ein bestehendes Unternehmen ein neues Produkt entwickelt und auf den Markt bringen möchte. Befinden sich mehrere Produkte im Portfolio des Unternehmens, muss der Controller ermitteln, welche Vertriebsstrategie die beste Lösung darstellt. Soll der Marketingfokus auf neue Produkte gelegt werden oder ist es sinnvoller, neue Produkte durch entsprechende Maßnahmen zu verstärken?

Fortsetzen

• Controlling ist die interne Steuerung des Unternehmens.
• Controllership besteht aus einem Zyklus, der aus vier verschiedenen Bereichen besteht.
• Die interne Unternehmenskontrolle umfasst Planung, Berichterstattung, Datenanalyse und Steuerung betrieblicher Prozesse.
• Der Verantwortliche erhebt und stellt Informationen bereit.
• Auf Basis der erhobenen Daten koordiniert die Controllerschaft die Teilziele, die die Verwirklichung des Unternehmensziels unterstützen sollen.
• Der Controller setzt Kontrollinstrumente ein, um die Einhaltung sicherzustellen und die Liquidität des Unternehmens zu überwachen.
• Die interne Unternehmenssteuerung gliedert sich in strategisches und operatives Controlling.
• Die strategische Steuerung ist langfristig angelegt. Alle Geschäftsprozesse müssen möglichst zielgruppenorientiert sein.
• Um die Ziele zu erreichen, nutzt der Controller eine gezielte Kostenrechnung und andere Controlling-Instrumente.
• Die kurzfristige Analyse des Unternehmens erfolgt im operativen Controlling.
• Der Controller wertet die Quartalsergebnisse aus und ermittelt die Deckungsbeiträge für die Preisgestaltung. Hierzu stehen die Deckungsbeitragsrechnung und andere Methoden zur Verfügung.
• Ein Unternehmen wendet die verschiedenen Kontrollmethoden je nach Bedarf an. Der Controller agiert nach einem für alle Unternehmen gleichen Regelkreis.
• Die einzelnen Phasen des Kontrollzyklus sind Planung, Umsetzung, Kontrolle und Analyse von Abweichungen.
• In fast allen Unternehmensbereichen spielt das Controlling eine entscheidende Rolle. Im Personalbereich nutzt der Verantwortliche die Informationen für einen wirtschaftlichen Personaleinsatz.
• Darüber hinaus gehören aber auch der Einkaufscontroller, der Finanzcontroller oder der IT-Controller zu einem wirtschaftlich tätigen Unternehmen.
• Für die Durchführung der Messungen hat das Controlling Zugriff auf den Aktienindex und weitere Unternehmenskennzahlen. Darüber hinaus nutzt die interne Kontrolle des Unternehmens Deckungsbeitragsrechnungen, SWOT-Analysen und andere Kontrollinstrumente.